UFCD4 - ARQUIVO - ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

Como reflexão final deste módulo UFCD4, irei falar sobre as várias formas de arquivar existentes. As noções que tinha sobre este módulo eram já algumas, mas contudo relembrei e também fui apreender algo. Posso dizer, que é uma matéria um bocado maçuda, mas com tudo, tem que ser dada, e com as aulas práticas tornou-se muito interessante, pois com as fichas de trabalho, as aulas tornaram-se mais atractivas. A nossa Formadora teve o cuidado de tornar as aulas o mais interessantes possíveis, trazendo PowerPoint sobre a matéria em questão, para nos mostrarmos mais interessados e participativos.
O significado de Arquivo para mim, é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, suporte material, sejam recebidos ou executados por nós ou por qualquer outra pessoa. É também um local destinado para guardar e conservar documentos, depois de devidamente classificados e ordenados. A função principal do Arquivo é a ordenação dos documentos, para numa fase posterior facilitar a procura de qualquer documento.
Dentro do Arquivo, ainda temos o seu Ciclo Vital, que está dividido em três fases:
 Activo;
 Semi-activo;
 Inactivo.
São distinguidos pelo papel diferente que desempenham, o activo é muito usado ou consultado, semi-activo tem menos consulta e o inactivo é o que damos por nome de arquivo morto ou sem uso. Convém referir também, que os arquivos também podem ser, centralizados (comum a todos os departamentos, numa sala própria só para arquivo) ou descentralizados (existe um arquivo por departamento ou sector).
Um Arquivo, quanto à sua classificação pode ser, alfanumérico, numérico, cronológico, geográfico, ideológico e decimal. Para se ter um bom plano de classificação deveremos ter ou possuir algumas características, para isso, as necessidades do serviço devem ser satisfeitas, a sua construção deve estar de acordo com as atribuições dos organismos, deve-se ter em conta a evolução do serviço, deve-se deixar espaço livre para possíveis introduções ou correcções, que têm que ser revistas periodicamente para possíveis correcções.
Em relação às dificuldades durante este percurso da unidade, foram muito poucas, mas contudo nunca mostrei desinteresse pelas aulas tentando sempre participar e quando surgiu alguma dúvida, tentei sempre esclarecer junto da Formadora.
Se para o meu futuro irá ser útil? Acho que vai sim, pois ensina-nos como proceder à organização de um arquivo de uma empresa, o que vai fazer parte do nosso dia-a-dia, caso vá exercer a função de uma Técnica Administrativa.
Para terminar a minha reflexão e para ser sincera comigo mesma, como sou no meu dia-a-dia, podia dizer que gostei muito, mas não, é interessante para quem nunca ouviu falar de Arquivo, mas para quem já tem bases é maçador, mas contudo veio enriquecer o meu currículo.

UFCD3 - TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

Mais um módulo terminado, mais uma reflexão para fazer, desta vez a UFCD3, começa-se por se entrar num hábito de fazer reflexões.
Este módulo foi muito prático e de consulta, pois os seus principais objectivos foram identificar e aplicar as normas documentais.
Os conteúdos aplicados, foram os seguintes:
 Normalização:
 Principais normas - NP5; NP9; NP950.
 Tipo de letra – Mancha de Escrita; Marginação; Entrelinhamento e espaçamento; centragem vertical e horizontal.
 Técnicas de Elaboração de um Documento:
 Conceito e funções dos documentos;
 Classificação dos documentos;
 Tipos de documentos: - Textos e relatórios; Cartas/ofícios; Sobrescrito; Actas; Convocatórias; etc.
Depois de concluído o módulo, posso dizer que já sei distinguir e aplicar as normas, embora só com muita prática é que se consegue fazer na perfeição, os trabalhos práticos efectuados nas aulas foram fundamentais para a nossa experiência.
Este módulo, para uma Tecnico/a Administrativo/a e não só, é muito importante, pois qualquer pessoa que esteja a trabalhar num escritório, independentemente da sua função deve conhecê-las e usá-las no seu dia-a-dia.

UFCD2 – Técnicas de Digitação

A unidade de formação dois terminou. Para mim foi das mais fáceis até agora e das que mais gostei.
Os conteúdos leccionados foram vários, alguns já eram do meu conhecimento, outros foram novidade. Falamos de ergonomia no posto de trabalho, o correcto posicionamento e também a adaptação do mobiliário ao mesmo. De seguida vieram os vários tipos de teclado, suas partes constituintes, respectivos elementos e suas funções.
A melhor parte deste módulo, foi quando começamos a fazer trabalhos práticos no computador, pois eu gosto mais das aulas práticas do que das teóricas, por isso quando começamos a digitação para mim foi um alívio. Começamos por ginástica digitativa, depois digitação fila a fila, por fim a velocidade, concentração no texto e no teclado e na execução dos trabalhos práticos.
Os objectivos desta unidade constavam em adaptar uma postura correcta no posto de trabalho e reconhecer os métodos e as técnicas de digitação. Por isso, acho que consegui atingir os objectivos propostos neste módulo.
Em relação à utilidade que vai ter para meu futuro profissional, penso que vai ter algum, mas com a continuação dos outros módulos que vão dar seguimento a esta UFCD, pois este foi muito básico e terá sido uma pequena introdução, para aquilo que será necessário para uma Técnica Administrativa.

UFCD1 - ESTRUTURA E COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL

Vou começar a minha reflexão, por falar de Estrutura e Comunicação Organizacional. A noção que eu tinha sobre este módulo eram já algumas, mas contudo relembrei e também aprendi, pois houve conteúdos que eu nunca tinha ouvido falar.
Começamos este módulo por falar em Organização, falou-se de conceito de Organização (grupo de pessoas que se constitui de forma organizada para atingir objectivos comuns), as Actividades Primárias, Secundárias e Terciárias. Outro tema também falado e trabalhado foi sobre as Estrutura Organizacionais: Alicerces e os Pilares da Organização, onde existem vários Formatos Estruturais, como por exemplo:
 Estrutura Funcional;
 Estrutura Divisional ou Multidivisional ou forma-M;
 Estrutura Matricial;
 Estrutura Horizontal;
 Estrutura em Rede.
Depois de falarmos em Organização e estrutura, passamos para outra área diferente, Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho. Nesta área falamos desde a história, à sua evolução, a prevenção dos acidentes no trabalho, avaliação de riscos, controlo de riscos, medicina no trabalho (saúde e doença) e suas funções, informação e formação.
De seguida aprendemos a Organizar o nosso espaço de trabalho, que todos nós pensamos que pode ser de qualquer maneira, mas não, também existem métodos e regras a cumprir, no nosso local de trabalho, para isso temos de prestar atenção para perceber a realidade.
Para isso, existe a Ergonomia, que é a ciência de adaptação da máquina, do equipamento, e do ambiente no local de trabalho à filosofia e psicologia do/a colaborado/a. Onde à vários factores a considerar:
 Ruído;
 Luminotecnia;
 Cor;
 Climatização;
 Mobiliário.
Podemos também criar um ambiente de qualidade à nossa volta, usando as mãos para agir, a cabeça para pensar e o coração para sentir, pelo método dos CINCO SENSOS, que estão dentro de cada um de nós:

Quem pratica este método tem as suas vantagens, trabalha com segurança, mantém bons hábitos para a saúde, busca limpeza e organização, combate os desperdícios, espírito de equipa, aceita os desafios e é responsável.
Falar sobre Qualidade é difícil pois parecendo que não, é uma palavra bastante utilizada no nosso dia-a-dia, por isso também à muitas maneiras para a definir, podemos dizer que:
 A qualidade de um produto é a sua capacidade para satisfazer as necessidades dos utilizadores;
 A qualidade é o cumprimento dos requisitos;
 A qualidade é a conformidade com os requisitos;
 A qualidade é a aptidão ao uso através da satisfação total das necessidades do utilizador.
Temos também os princípios da Gestão da Qualidade, que são oito, onde podem ser adoptados pela gestão de topo de uma organização de modo a que a mesma tenha o melhor desempenho: Focalização de clientes, Liderança, Envolvimento das pessoas, abordagem dos processos e da gestão como um sistema, melhoria contínua, abordagem à tomada de decisões baseada em factos e relações mutuamente benéficas com fornecedores.
Estando quase a terminar o módulo, nada mais propicia do que falar da Gestão de Tempo, algo que maior parte de nós tem muita dificuldade de o fazer, pois gerir o tempo do nosso dia-a-dia por vezes é algo muito complicado.
Para isso existe a Psicologia da Gestão do Tempo:
 Importante e urgente – a realizar imediatamente;
 Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias;
 Menos importante mas urgente – a realizar nos próximos dias, sem ser necessário a pessoa estar no seu melhor;
 Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar melhor;
 Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer.
Para concluir e nada melhor do que falarmos de comunicação, as suas características, direcção e sentido da comunicação, as principais barreiras à comunicação (Físicas e Pessoais), Barreiras semânticas e por fim o efeito da personalidade no Relacionamento Interpessoal (Personalidade Passiva/Agressiva, manipuladora e assertiva).
No final deste módulo, posso dizer que adquiri os conhecimentos necessários, ao qual vão ser muito valiosos para o meu futuro, pois já sou capaz de identificar a diferença entre organização e empresa, sei consultar a listagem de CAE, conheço os diferentes tipos de estrutura organizacionais, identifico as diferentes funções existentes numa organização, consulto a Norma Portuguesa NP EN ISSO 9001:2000, identifico e distingo os diferentes tipos de risco da SHST, identifico procedimentos de gestão e organização do local de trabalho, etc. Concluo eu que adquiri os objectivos necessários para validar esta unidade.
As nossas aulas não se basearam só em aulas teóricas, a nossa Formadora teve sempre o cuidado de fazer trabalhos individuais e em grupo, para tornar as nossas aulas mais interessantes e também para o grupo em si, se tornar mais unido e termos a possibilidade de nos conhecermos melhor. Tivemos também algumas actividades extras (jogos, vídeos, etc.) onde fizemos jogos sobre “Igualdade de oportunidades” e ”A Máquina Humana”. Outra actividade que temos vindo a desenvolver ao longo da formação é a Actividade Integradora, onde fizemos todo o Planeamento do Evento ou Tertúlia que estamos a organizar, com a ajuda da Formadora Dr.ª Carina, o que tem sido muito interessante a todos os níveis, pois nunca tinha participado num projecto destes.
Para mim tem sido o desenrolar de descobertas e uma mudança de sentimentos constantes, pois a pressão é tanta, misturada com a minha insegurança, tem dado uma mistura muito estranha, penso que ainda não assentei bem os pés no chão, começando por ter algumas dificuldades na parte das reflexões, mas com muita força e optimismo para ir em frente.

Maldade Humana

Não há no mundo ser mais ruim
Que o ser humano
Inicia guerras sem fim
Obedece aquele que é Tirano.

É senhor do Universo
Tem nas suas mãos o mundo
Mas bem lá no fundo
Sua alma é mais pequena que este verso.

Tem o poder de construir
E fá-lo à custa do semelhante
Maior é a sua capacidade de destruir
E haje como se não fosse um ser errante.

Ser materialista
Ser vingativo
Tudo é conquista
Tudo é motivo.

É triste observar
É triste presenciar
Esta coisa que é mundana...
A maldade Humana.